Skip to main content

    Πολιτική Απορρήτου

    Τελευταία ενημέρωση: 12 Οκτωβρίου 2026

    1. Ποιοι είμαστε

    Η υπηρεσία λειτουργεί από την PublicFlow (PublicFlow, Αθήνα, Ελλάδα), η οποία είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται μέσω αυτού του ιστότοπου. Επικοινωνία: contact@publicflow.eu. Η παρούσα πολιτική εξηγεί ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε, για ποιον λόγο και ποια δικαιώματα έχετε βάσει του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (GDPR) της ΕΕ και της ελληνικής νομοθεσίας. Πλήρη στοιχεία της εταιρείας υπάρχουν στη Νομική Σημείωση.

    Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων. Δεν έχουμε διορίσει Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO), καθώς δεν υποχρεούμαστε από το άρθρο 37 GDPR. Για κάθε ζήτημα προστασίας δεδομένων μπορείτε να απευθύνεστε στο contact@publicflow.eu.

    2. Δεδομένα που συλλέγουμε

    • Δεδομένα λογαριασμού: διεύθυνση email, κωδικός πρόσβασης (αποθηκευμένος κρυπτογραφημένα) και, προαιρετικά, το ονοματεπώνυμό σας. Αν συνδεθείτε με Google, λαμβάνουμε τη διεύθυνση email και το ονοματεπώνυμό σας από τη Google.
    • Προφίλ εταιρείας (κατά την εγγραφή): η επωνυμία της εταιρείας σας και οι κωδικοί CPV που σας ενδιαφέρουν (υποχρεωτικά) και — εφόσον επιλέξετε να τα δώσετε — περιγραφή εταιρείας, λέξεις-κλειδιά, πιστοποιητικά, αριθμοί ISO, χρηματοοικονομικά στοιχεία, στοιχεία προσωπικού, στοιχεία εμπειρίας και έγγραφα που ανεβάζετε.
    • Τηλέφωνο επικοινωνίας (υποχρεωτικό): το τηλέφωνό σας, το οποίο δηλώνετε κατά την εισαγωγή (onboarding). Χρησιμοποιείται για την επιβεβαίωση ότι ο λογαριασμός ανήκει σε εσάς, έναν πραγματικό επαγγελματία, και για να επικοινωνούμε μαζί σας σχετικά με την υπηρεσία, συνεργασίες ή βοήθεια με τις προτάσεις σας, εφόσον μας το ζητήσετε. Δεν κοινοποιείται σε τρίτους και δεν χρησιμοποιείται για διαφήμιση.
    • Επεξεργασία με Τεχνητή Νοημοσύνη: για την αντιστοίχιση διαγωνισμών και τον έλεγχο επιλεξιμότητας, το εταιρικό προφίλ και τα έγγραφα που ανεβάζετε αναλύονται από εργαλεία AI (βλ. ενότητα 5). Οι αναλύσεις που παράγονται αποθηκεύονται στον λογαριασμό σας.
    • Δεδομένα χρήσης: αποθηκευμένα φίλτρα, προτιμήσεις ειδοποιήσεων, αγαπημένα, προσωπικές σημειώσεις που κρατάτε σε μεμονωμένους διαγωνισμούς (ιδιωτικές, ορατές μόνο σε εσάς) και χρονικές σημάνσεις ενεργειών όπως η εγγραφή, η επαλήθευση email και τα email ειδοποιήσεων που στάλθηκαν.
    • Αρχείο δραστηριότητας λογαριασμού (συνδεδεμένα με τον λογαριασμό σας): καταγράφουμε στον διακομιστή — χωρίς cookies και χωρίς αποθήκευση στη συσκευή σας — ενέργειες λογαριασμού και συνεδρίας συνδεδεμένες με τον λογαριασμό σας, όπως η εγγραφή, η σύνδεση, η αποσύνδεση, η ανανέωση του token πρόσβασης και η πρόοδός σας στα βήματα της εισαγωγής (onboarding). Δεν καταγράφουμε τις σελίδες που επισκέπτεστε. Χρησιμοποιούνται για την ασφάλεια του λογαριασμού και της συνεδρίας σας και για να βοηθάμε τους χρήστες να ολοκληρώνουν την εισαγωγή. Τα δεδομένα αυτά συνδέονται με εσάς και διατηρούνται σύμφωνα με την ενότητα 7.
    • Αρχεία παράδοσης email: όταν σας στέλνουμε email ειδοποίησης, καταγράφουμε ποια φίλτρα σας το ενεργοποίησαν, ποιους διαγωνισμούς αντιστοίχισε, σε ποια διεύθυνση email στάλθηκε και αν παραδόθηκε επιτυχώς. Τα αρχεία αυτά χρησιμοποιούνται για την παράδοση και επαλήθευση των ειδοποιήσεων και για την αντιμετώπιση αποτυχιών παράδοσης.
    • Δεδομένα ανάλυσης (ανώνυμα): καταγράφουμε προβολές σελίδων και κλικ (σελίδα που επισκεφθήκατε, παραπομπή, πηγή UTM, στοιχείο που πατήθηκε). Τα δεδομένα αυτά δεν φέρουν αναγνωριστικό — ούτε αναγνωριστικό συνεδρίας, ούτε σύνδεση με λογαριασμό, ούτε τίποτα αποθηκευμένο στη συσκευή σας — επομένως δεν μπορούν να συνδεθούν με εσάς. Καταμετρούμε επίσης προβολές σελίδων σε συγκεντρωτική μορφή (ημέρα, σελίδα και αν ο επισκέπτης ήταν συνδεδεμένος), και πάλι χωρίς αναγνωριστικά.

    3. Γιατί επεξεργαζόμαστε δεδομένα & νομική βάση

    • Για την παροχή της υπηρεσίας (εκτέλεση σύμβασης, άρθρο 6 παρ. 1 εδ. β'): δημιουργία λογαριασμού, αποθηκευμένα φίλτρα, αγαπημένα, αντιστοίχιση διαγωνισμών με τα ενδιαφέροντά σας και αρχείο δραστηριότητας λογαριασμού (ενότητα 2).
    • Αντιστοίχιση & έλεγχος επιλεξιμότητας με AI (εκτέλεση σύμβασης, άρθρο 6 παρ. 1 εδ. β'): το εταιρικό προφίλ και τα έγγραφά σας αναλύονται από τρίτο πάροχο AI (Microsoft Azure OpenAI) για την παροχή της υπηρεσίας. Δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση μοντέλων.
    • Επαλήθευση λογαριασμού & επικοινωνία (έννομο συμφέρον, άρθρο 6 παρ. 1 εδ. στ'): το τηλέφωνο επικοινωνίας χρησιμοποιείται για την επαλήθευση του λογαριασμού και για την επικοινωνία μας μαζί σας σχετικά με την υπηρεσία, συνεργασίες ή βοήθεια με τις προτάσεις σας, εφόσον μας το ζητήσετε.
    • Για την αποστολή email ειδοποιήσεων για διαγωνισμούς που ταιριάζουν με τα φίλτρα σας (εκτέλεση σύμβασης, άρθρο 6 παρ. 1 εδ. β'). Μπορείτε να τις απενεργοποιήσετε οποιαδήποτε στιγμή. Σε αυτό περιλαμβάνεται η τήρηση αρχείων παράδοσης email, ώστε να επιβεβαιώνουμε και να επιλύουμε προβλήματα παράδοσης των ειδοποιήσεων.
    • Ασφάλεια, υποστήριξη και διαχείριση (έννομο συμφέρον, άρθρο 6 παρ. 1 εδ. στ'): διατήρηση της ασφάλειας της υπηρεσίας, απάντηση στα αιτήματά σας και παροχή υποστήριξης πελατών.
    • Ανώνυμη ανάλυση επισκεψιμότητας (έννομο συμφέρον, άρθρο 6 παρ. 1 εδ. στ'): ανώνυμα, μη αναγνωρίσιμα δεδομένα προβολών σελίδας και κλικ (σελίδα, παραπομπή, πηγή UTM, στοιχείο που πατήθηκε) και συγκεντρωτικές μετρήσεις προβολών (ημέρα, σελίδα, κατάσταση σύνδεσης) που χρησιμοποιούνται για να κατανοήσουμε πώς χρησιμοποιείται ο ιστότοπος και να τον βελτιώσουμε. Επειδή τα δεδομένα δεν φέρουν αναγνωριστικό και τίποτα δεν αποθηκεύεται στη συσκευή σας, δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ταυτοποίηση ή την κατηγοριοποίησή σας.
    • Νομικές υποχρεώσεις (άρθρο 6 παρ. 1 εδ. γ'): τήρηση φορολογικών, λογιστικών και λοιπών νομίμων υποχρεώσεών μας.
    • Αποδεικτικά αποδοχής των νομικών κειμένων (εκτέλεση σύμβασης / λογοδοσία, άρθρο 6 παρ. 1 εδ. β'): η αποδοχή των Όρων είναι προϋπόθεση της σύμβασης και η ανάγνωση της Πολιτικής Απορρήτου ενημέρωση διαφάνειας· κανένα από τα δύο δεν αποτελεί συγκατάθεση κατά την έννοια του άρθρου 6 παρ. 1 εδ. α'. Τα αποδεικτικά αυτά διατηρούνται όσο ο λογαριασμός είναι ενεργός (ενότητα 7).

    4. Αυτοματοποιημένη ανάλυση με Τεχνητή Νοημοσύνη

    Για την αντιστοίχιση διαγωνισμών και τον έλεγχο επιλεξιμότητας χρησιμοποιούμε αυτοματοποιημένη ανάλυση AI. Η λογική είναι η σύγκριση του εταιρικού σας προφίλ (κωδικοί CPV, περιγραφή, έγγραφα) με το περιεχόμενο των προκηρύξεων και η κατάταξη των πιο σχετικών αποτελεσμάτων.

    Η επεξεργασία αυτή είναι υποβοηθητική: δεν λαμβάνει απόφαση με έννομη ή άλλως σημαντική επίπτωση για εσάς κατά την έννοια του άρθρου 22 GDPR. Τα αποτελέσματα εμφανίζονται ως προτάσεις και μπορείτε πάντα να τα ελέγξετε μόνοι σας στα πρωτότυπα έγγραφα. Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε ανθρώπινη παρέμβαση, να εκφράσετε την άποψή σας και να αμφισβητήσετε το αποτέλεσμα, επικοινωνώντας στο contact@publicflow.eu.

    5. Με ποιους μοιραζόμαστε δεδομένα

    Χρησιμοποιούμε τους ακόλουθους εκτελούντες την επεξεργασία, καθένας από τους οποίους δεσμεύεται με σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων (άρθρο 28 GDPR):

    • Microsoft Azure — φιλοξενία, αποστολή email και αποθήκευση των εγγράφων που ανεβάζετε.
    • Microsoft Azure OpenAI — ανάλυση του εταιρικού προφίλ και των εγγράφων σας με Τεχνητή Νοημοσύνη, για αντιστοίχιση διαγωνισμών και έλεγχο επιλεξιμότητας. Τα δεδομένα σας δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση μοντέλων.
    • Google — ταυτοποίηση (OAuth), η οποία παρέχει το email και το ονοματεπώνυμό σας όταν συνδέεστε με Google.
    • Stripe — επεξεργασία πληρωμών και διαχείριση συνδρομών. Για τους σκοπούς της πληρωμής, της πρόληψης απάτης και των κανονιστικών της υποχρεώσεων (AML/KYC), η Stripe ενεργεί ως ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας με δική της πολιτική απορρήτου.

    Δεν πωλούμε τα προσωπικά σας δεδομένα. Εξουσιοδοτημένοι διαχειριστές μπορούν να βλέπουν δεδομένα λογαριασμού και προφίλ εταιρείας για την παροχή υποστήριξης και τη διαχείριση των ειδοποιήσεων. Αν προσθέσουμε νέο εκτελούντα την επεξεργασία, θα ενημερώσουμε την παρούσα πολιτική.

    Διεθνείς διαβιβάσεις. Μέρος της υποδομής μας (Microsoft Azure, συμπεριλαμβανομένης της αποστολής email και της αποθήκευσης εγγράφων, καθώς και των υπηρεσιών AI) και οι πάροχοι Google και Stripe ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα σε διακομιστές εκτός του ΕΟΧ, συμπεριλαμβανομένων των ΗΠΑ. Στις περιπτώσεις αυτές στηριζόμαστε στο Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ (EU–US Data Privacy Framework) ή/και στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, με πρόσθετα μέτρα όπου απαιτείται. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις τοποθεσίες επεξεργασίας, επικοινωνήστε μαζί μας στο contact@publicflow.eu.

    6. Cookies & αποθήκευση

    Χρησιμοποιούμε απολύτως απαραίτητα cookies (cookies συνεδρίας σύνδεσης) για να παραμένετε συνδεδεμένοι. Αυτά δεν απαιτούν συγκατάθεση. Η ανάλυσή μας δεν χρησιμοποιεί cookies, δεν αποθηκεύει τίποτα στη συσκευή σας και δεν φέρει αναγνωριστικά — καταγράφει ανώνυμες προβολές σελίδων και κλικ αποκλειστικά στον διακομιστή. Δεν χρησιμοποιούμε cookies τρίτων, διαφημιστικά cookies ή fingerprinting.

    7. Χρόνος διατήρησης

    Τα δεδομένα λογαριασμού και προφίλ εταιρείας — μαζί με τα έγγραφα που ανεβάζετε και τις αναλύσεις AI που παράγονται από αυτά — διατηρούνται για όσο διάστημα ο λογαριασμός σας είναι ενεργός. Αν κλείσετε τον λογαριασμό σας, διαγράφουμε τα προσωπικά σας δεδομένα, εκτός εάν υποχρεούμαστε από τον νόμο να τα διατηρήσουμε (για παράδειγμα για φορολογικούς λόγους ή λόγους συμμόρφωσης), οπότε διατηρούνται μόνο για όσο διάστημα απαιτείται.

    Ειδικότεροι χρόνοι:

    • Αρχείο δραστηριότητας λογαριασμού: 1 μήνας (30 ημέρες) από τη δημιουργία κάθε εγγραφής, και έπειτα διαγράφεται ή ανωνυμοποιείται.
    • Αρχεία παράδοσης email (τα φίλτρα, οι διαγωνισμοί που αντιστοιχίστηκαν, η διεύθυνση παραλήπτη και η κατάσταση παράδοσης): 30 ημέρες. Στη συνέχεια τα προσωπικά στοιχεία διαγράφονται και διατηρούνται μόνο ανώνυμες, συγκεντρωτικές μετρήσεις (ημέρα, τύπος email και κατάσταση παράδοσης) για στατιστικούς σκοπούς.
    • Αποδεικτικά αποδοχής νομικών κειμένων (ποιος, πότε, σε ποια έκδοση): διατηρούνται όσο ο λογαριασμός σας είναι ενεργός και διαγράφονται μαζί του — είναι συνδεδεμένα με τον λογαριασμό και αφαιρούνται αυτόματα κατά τη διαγραφή.

    Διαγραφή λογαριασμού. Όταν διαγράφετε τον λογαριασμό σας, διατηρούμε μια ελάχιστη, μη-PII εγγραφή της διαγραφής: τον εσωτερικό αριθμό του λογαριασμού, την ημερομηνία δημιουργίας του, τον λόγο που τυχόν δώσατε κατά τη διαγραφή (σε συγκεντρωτική/στατιστική χρήση) και, όπου υπάρχει συνδρομή, το αναγνωριστικό συνδρομής και την κατάσταση ακύρωσής της ώστε να επιβεβαιώνουμε ότι δεν συνεχίζετε να χρεώνεστε. Την εγγραφή αυτή τη διατηρούμε βάσει εννόμου συμφέροντος για την αξιολόγηση και βελτίωση της εμπειρίας των χρηστών μας και για την εκπλήρωση νομίμων υποχρεώσεών μας ως προς τις χρεώσεις. Δεν διατηρούμε οποιαδήποτε άλλη πληροφορία σας σε αυτή την εγγραφή.

    8. Τα δικαιώματά σας

    Βάσει του GDPR έχετε το δικαίωμα:

    • πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα που τηρούμε για εσάς·
    • διόρθωσης ανακριβών δεδομένων·
    • διαγραφής των δεδομένων σας — μπορείτε να διαγράψετε τον λογαριασμό σας απευθείας από το προφίλ σας, γεγονός που αφαιρεί τα δεδομένα σας (βλ. ενότητα 7 για την ελάχιστη εγγραφή διαγραφής που διατηρούμε)·
    • περιορισμού της επεξεργασίας ή εναντίωσης σε αυτήν·
    • φορητότητας των δεδομένων·
    • εναντίωσης στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον, συμπεριλαμβανομένης της ανώνυμης ανάλυσης·
    • να ζητήσετε ανθρώπινη παρέμβαση και να αμφισβητήσετε την αυτοματοποιημένη ανάλυση/κατάταξη (profiling) που παράγει το AI — η αντιστοίχιση είναι υποβοηθητική και δεν λαμβάνει απόφαση με έννομη ή άλλως σημαντική επίπτωση για εσάς (ενότητα 4).

    Για να ασκήσετε οποιοδήποτε από αυτά τα δικαιώματα, επικοινωνήστε μαζί μας στο contact@publicflow.eu. Απαντούμε εντός ενός μηνός. Έχετε επίσης το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (dpa.gr).

    9. Ανήλικοι

    Η υπηρεσία προορίζεται για επιχειρήσεις και επαγγελματίες χρήστες. Δεν απευθύνεται σε ανήλικους· στην Ελλάδα η ελάχιστη ηλικία για συγκατάθεση είναι τα 15 έτη. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα από παιδιά. Αν διαπιστώσουμε ότι συλλέξαμε δεδομένα ανηλίκου κάτω από αυτή την ηλικία, θα τα διαγράψουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

    10. Ασφάλεια & παραβιάσεις δεδομένων

    Χρησιμοποιούμε κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (HTTPS), κρυπτογραφημένους κωδικούς πρόσβασης, cookies συνεδρίας httpOnly και περιορισμένη διοικητική πρόσβαση για την προστασία των δεδομένων σας. Καμία μέθοδος μετάδοσης ή αποθήκευσης δεν είναι απολύτως ασφαλής, αλλά λαμβάνουμε εύλογα μέτρα για τη διασφάλιση των πληροφοριών σας.

    Σε περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων, ειδοποιούμε την αρμόδια εποπτική αρχή (Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα) εντός 72 ωρών, όπου απαιτείται από το άρθρο 33 GDPR, και ενημερώνουμε τους θιγόμενους χρήστες χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση όταν η παραβίαση ενδέχεται να συνεπάγεται υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματά τους (άρθρο 34 GDPR).

    11. Αλλαγές

    Ενδέχεται να επικαιροποιήσουμε την παρούσα πολιτική. Οι σημαντικές αλλαγές — συμπεριλαμβανομένης της προσθήκης νέου εκτελούντα την επεξεργασία — θα κοινοποιούνται στους εγγεγραμμένους χρήστες με email και, όπου απαιτείται, θα ζητείται εκ νέου αποδοχή. Η τρέχουσα έκδοση φέρει ημερομηνία έναρξης ισχύος στην κορυφή της σελίδας.

    12. Επικοινωνία

    Ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα σας ή την παρούσα πολιτική: contact@publicflow.eu. Ταχυδρομική διεύθυνση: Αθήνα, Ελλάδα.

    1. Who we are

    This service is operated by PublicFlow (PublicFlow, Αθήνα, Ελλάδα), the controller of personal data collected through this website. Contact: contact@publicflow.eu. This policy explains what data we process, why, and what rights you have under the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and Greek law. Full company details are in our Legal Notice.

    Data Protection Officer. We have not appointed a Data Protection Officer (DPO), as we are not required to under Article 37 GDPR. For any data-protection matter you can contact us at contact@publicflow.eu.

    2. Data we collect

    • Account data: email address, a password (stored hashed), and optionally your name. If you sign in with Google, we receive your email address and name from Google.
    • Company profile (onboarding): your company title and the CPV codes you are interested in (required), and — if you choose to provide them — a company description, keywords, certifications, ISO numbers, financial data, staff information, experience details, and documents you upload.
    • Contact telephone number (required): the telephone number you provide during onboarding. It is used to confirm that the account belongs to you, a real professional, and to contact you about the service, partnerships or help with your proposals, if you ask us to. It is not shared with third parties and is not used for advertising.
    • AI processing: to match tenders and check eligibility, your company profile and uploaded documents are analysed by AI tools (see section 5). The analyses produced are stored in your account.
    • Usage data: saved filters, notification preferences, favourites, personal notes you keep on individual tenders (private to your account), and timestamps of actions such as registration, email verification and notification emails sent.
    • Account activity log (linked to your account): we record server-side — without cookies and without storing anything on your device — account and session events linked to your account, such as registration, sign-in, sign-out, access-token refresh, and your progress through the onboarding steps. We do not log the pages you visit. This is used to keep your account and session secure and to help users complete onboarding. This data is linked to you and is retained as set out in section 7.
    • Email delivery logs: when we send you a notification email, we record which of your filters triggered it, which tenders it matched, the email address it was sent to, and whether it was delivered successfully. These logs are used to deliver and verify notifications and to troubleshoot delivery failures.
    • Analytics data (anonymous): we track page views and clicks (page visited, referrer, UTM source, the element clicked). This data carries no identifier — no session id, no account link and nothing stored on your device — so it cannot be tied to you. We also count page views in aggregate (the day, the page, and whether the visitor was logged in), again with no identifiers.

    3. Why we process data & legal basis

    • To provide the service (performance of a contract, Art. 6(1)(b)): account creation, saved filters, favourites, matching tenders to your interests, and the account activity log (section 2).
    • AI matching & eligibility checks (performance of a contract, Art. 6(1)(b)): your company profile and documents are analysed by a third-party AI provider (Microsoft Azure OpenAI) to provide the service. They are not used to train models.
    • Account verification & communication (legitimate interest, Art. 6(1)(f)): the contact telephone number is used to verify the account and to contact you about the service, partnerships or help with your proposals, if you ask us to.
    • To send notification emails for tenders that match your filters (performance of a contract, Art. 6(1)(b)). You can turn these off at any time. This includes keeping email delivery logs to confirm and troubleshoot that notifications reach you.
    • Security, support and administration (legitimate interest, Art. 6(1)(f)): keeping the service secure, responding to your requests, and providing customer support.
    • Anonymous site analytics (legitimate interest, Art. 6(1)(f)): anonymous, non-identifying page-view and click data (page, referrer, UTM source, element clicked) and aggregate page-view counts (day, page, logged-in status) used to understand how the site is used and to improve it. Because the data carries no identifier and nothing is stored on your device, it cannot be used to identify you or to profile you.
    • Legal obligations (Art. 6(1)(c)): compliance with tax, accounting and other legal duties.
    • Records of acceptance of our legal documents (performance of a contract / accountability, Art. 6(1)(b)): accepting the Terms is a contractual precondition and reading the Privacy Policy is transparency information; neither is consent within the meaning of Art. 6(1)(a). These records are kept while the account is active (section 7).

    4. Automated analysis with Artificial Intelligence

    For tender matching and eligibility checks we use automated AI analysis. The logic compares your company profile (CPV codes, description, documents) against the content of the notices and ranks the most relevant results.

    This processing is assistive: it does not make a decision with legal or similarly significant effects on you within the meaning of Article 22 GDPR. Results are shown as suggestions and you can always verify them yourself against the original documents. You have the right to request human intervention, express your point of view and contest the outcome by contacting us at contact@publicflow.eu.

    5. Who we share data with

    We use the following processors, each bound by a data processing agreement (Article 28 GDPR):

    • Microsoft Azure — hosting, email delivery (Azure Communication Services) and storage of uploaded documents (Azure Blob Storage).
    • Microsoft Azure OpenAI — AI analysis of your company profile and documents for tender matching and eligibility checks. Your data is not used to train models.
    • Google — authentication (OAuth), which provides your email and name when you sign in with Google.
    • Stripe — payment processing and subscription management. For payment, fraud-prevention and its own regulatory (AML/KYC) purposes, Stripe acts as an independent controller under its own privacy policy.

    We do not sell your personal data. Authorized administrators may view account and company profile data to provide support and to manage notifications. If we add a new processor, we will update this policy.

    International transfers. Parts of our infrastructure (Microsoft Azure, including email delivery, document storage and the AI services) and our providers Google and Stripe may process data on servers outside the EEA, including in the United States. In those cases we rely on the EU–US Data Privacy Framework and/or the European Commission's Standard Contractual Clauses (SCCs), with supplementary measures where required. For more information about processing locations, contact us at contact@publicflow.eu.

    6. Cookies & storage

    We use strictly necessary cookies (login session cookies) to keep you signed in. These do not require consent. Our analytics does not use cookies, does not store anything on your device, and carries no identifiers — it records anonymous page views and clicks server-side only. We do not use third-party cookies, advertising cookies, or fingerprinting.

    7. Retention

    Account and company profile data — together with the documents you upload and the AI analyses generated from them — is kept for as long as your account is active. If you close your account, we delete your personal data unless we are required by law to keep it (for example for tax or compliance reasons), in which case it is kept only as long as required.

    Specific periods:

    • Account activity log: 1 month (30 days) from the creation of each entry, after which it is deleted or anonymised.
    • Email delivery logs (the filters, matched tenders, recipient address and delivery status): 30 days. After that the personal data is deleted and only anonymous aggregate counts (day, email type and delivery status) are retained for statistical purposes.
    • Records of acceptance of legal documents (who, when, which version): kept while your account is active and deleted with it — they are linked to the account and removed automatically on deletion.

    Account deletion. When you delete your account, we retain a minimal, non-PII record of the deletion: the internal account number, its creation date, the reason you may have provided upon deletion (used in aggregate/statistical form) and, where a subscription exists, the subscription identifier and its cancellation status so we can confirm you are no longer being charged. We keep this record on the basis of legitimate interest to evaluate and improve our user experience and to meet our legal obligations regarding billing. We do not retain any other information about you in this record.

    8. Your rights

    Under the GDPR you have the right to:

    • access the personal data we hold about you;
    • rectify inaccurate data;
    • erase your data — you can delete your account directly from your profile, which removes your data (see section 7 for the minimal deletion record we keep);
    • restrict or object to processing;
    • data portability;
    • object to processing based on legitimate interest, including anonymous analytics;
    • request human intervention and contest the automated analysis/ranking (profiling) produced by AI — the matching is assistive and does not make a decision with legal or similarly significant effects on you (section 4).

    To exercise any of these rights, contact us at contact@publicflow.eu. We respond within one month. You also have the right to lodge a complaint with the Hellenic Data Protection Authority (dpa.gr).

    9. Minors

    The service is intended for businesses and professional users. It is not directed at minors; in Greece the minimum age for consent is 15. We do not knowingly collect data from children. If we learn that we have collected data from a minor below that age, we will delete it without undue delay.

    10. Security & data breaches

    We use encryption in transit (HTTPS), hashed passwords, httpOnly session cookies and restricted administrative access to protect your data. No method of transmission or storage is completely secure, but we take reasonable measures to safeguard your information.

    In the event of a personal data breach, we notify the competent supervisory authority (the Hellenic Data Protection Authority) within 72 hours where required by Article 33 GDPR, and inform affected users without undue delay where the breach is likely to result in a high risk to their rights (Article 34 GDPR).

    11. Changes

    We may update this policy. Significant changes — including adding a new processor — will be notified to registered users by email and, where required, we will ask for renewed acceptance. The current version carries the effective date shown at the top of the page.

    12. Contact

    Questions about your data or this policy: contact@publicflow.eu. Postal address: Αθήνα, Ελλάδα.